Escritório de Projetos auxilia TRT-SE na execução da estratégia

Redução de prazo nos projetos, estimativas mais precisas, cumprimento de custos, redução nas alterações de escopo, melhoria na qualidade, melhor gerenciamento de competências e reflexos positivos. Esses são os resultados esperados pela Assessoria de Gestão Estratégica (AGE) e pela Secretaria de Tecnologia da Informação e Comunicação (SETIC), do TRT de Sergipe, com a implantação do Escritório de Projetos. O trabalho, além de atender orientações de órgãos como CNJ, CSJT e TCU, tem provocado uma reflexão sobre a forma de organização, de funcionamento e do fluxo de trabalho nas unidades. A seguir, os gestores Euler Prado Rocha (SETIC) e Adriano Leão Venceslau (AGE) falam sobre o assunto.

O que levou as unidades a utilizarem o Escritório de Projetos?

Euler Rocha - Primeiramente, pela orientação dos órgãos de controle, como o TCU, por exemplo. Mas também por estar incluído no Planejamento Estratégico de TI do CNJ, do CSJT e do nosso. Além dessas provocações, percebemos ainda que a implantação desta metodologia seria vantajosa para o nosso tribunal, não só por nos permitir atender a estas determinações superiores como também por agregar à nossa unidade o aperfeiçoamento no nosso processo de trabalho necessário para a melhoria do serviço que prestamos.

Adriano Leão - Auxiliar os gestores do tribunal na execução da estratégia, através da definição de uma metodologia de gerenciamento de projetos e de portfólio devidamente adaptados ao funcionamento de uma organização pública.  As organizações que atuam na execução da estratégia através de projetos têm demonstrado melhores resultados do que as que não adotam o modelo.  Além disso, o escritório dá transparência ao que está acontecendo em termos de estratégia e funciona como um local de convergência e divulgação de todas as iniciativas abraçadas pela organização.  Finalmente, alinha-se à louvável meta fixada pelo Conselho Nacional de Justiça para o ano de 2011, qual seja, a de "criar unidade de gerenciamento no Tribunal para auxiliar a implantação da gestão estratégica" - Meta 1.

Como tem ocorrido o trabalho de implantação da ferramenta?

Euler Rocha - A implantação do escritório de projetos provoca uma reflexão sobre toda a forma de organização, de funcionamento e do fluxo de trabalho na unidade. Assim, esta atividade nos levou a discutir muito sobre outras necessidades internas que foram identificadas diante das constantes demandas que recebemos. Toda a equipe está envolvida numa série de atividades que circunda a implantação do escritório de projetos e que contribuirá para a melhoria dos nossos serviços. Queremos ampliar a qualidade do nosso trabalho e satisfazer os usuários.

Adriano Leão "  O trabalho tem ocorrido mediante sensibilização e capacitação na metodologia de gerenciamento de projetos, feita para os diversos gestores que ficaram com projetos no Planejamento Estratégico Participativo de 2011, através da consultora Vilca Daminiani que integra a empresa PLANO. Além disso, a equipe da Assessoria de Gestão Estratégica tem sido preparada para dar suporte a estes gestores após o término da consultoria.

Qual a sua expectativa como gestor da área?

Euler Rocha - A implantação de um processo mais organizado de gestão de demandas e projetos que aperfeiçoe o nosso trabalho e nos permita proceder de forma mais transparente com os usuários, de modo que todos possam conhecer as nossas atividades.

Adriano Leão - Que a execução da estratégia seja cada vez mais aperfeiçoada e que os gestores possam conduzir melhor os projetos, além de todos crescerem profissionalmente.
 
Como a equipe tem visto os trabalhos de implantação do escritório?

Euler Rocha - A implantação do Escritório de Projetos demandou o envolvimento de toda a nossa equipe e provocou muitas discussões acerca do nosso processo de trabalho. As discussões trouxeram à tona diversos problemas que precisam ser tratados e vários processos que precisam ser melhor organizados. A equipe está envolvida e comprometida com o processo de melhora dos nossos serviços.

Adriano Leão - Como algo extremamente útil e, o que é melhor, desafiador, uma vez que nossa organização vale-se de um modelo funcional, vertical, hierárquico e passará a conviver com o modelo horizontal e colaborativo, que é o de projeto.

Qual será o principal reflexo de todo o trabalho que tem sido feito?

Euler Rocha - A provocação da mudança ampla na nossa forma de trabalho que se estende além da simples implantação do Escritório de Projetos. A implantação de uma metodologia forma de gestão de demandas e projetos de TI que trará maior visibilidade e transparência para as nossas ações. A melhor prestação de serviços de TI para o Tribunal e, consequentemente, para a sociedade.

Adriano Leão - Sistematização do trabalho, colaboração, diálogo e, como não poderia deixar de ser, muita resistência diante do novo, da mudança.  Mas algo esperado e superado através do diálogo franco, aberto, direto e participativo.

Quando a implantação do escritório será concluída?

Euler Rocha - Já estamos com alguns projetos piloto em andamento. A metodologia já foi aprovada pela Presidência, que também criou os comitês gestores dos sistemas, restando apenas fazer a sua composição. Estamos com uma expectativa muito boa para melhoria dos serviços e maior satisfação dos usuários.

Adriano Leão -  No mês de outubro, com a discussão e aprovação conjunta dos modelos de portfólio e gerenciamento de projetos, além do cadastramento dos mesmo na ferramenta web SIW-GP (Sistema Integrado Web de Gerenciamento de Projetos).