Gestão Documental do TST elabora guia para orientar digitalização de documentos oficiais

Processo garante que informações sejam preservadas

Para assegurar que a digitalização de documentos seja feita de forma correta, a Coordenadoria de Gestão Documental (CGEDM) do Tribunal Superior do Trabalho elaborou um guia de orientação para as unidades de toda Justiça do Trabalho.

A digitalização permite que documentos convencionais sejam transformados em arquivos digitais, mantendo a fiel imagem do original. Para isso, é importante seguir os padrões regulamentados, evitando perda de informações, garantindo a integridade e assegurando a validade jurídica dos documentos.

Quer saber mais? Acesse o Guia de Digitalização de Documento de Arquivo.

Conversão de documentos físicos em digitais

No poder judiciário, esse processo é regulamentado pela Resolução do Conselho Nacional de Justiça 469/2022, que estabelece diretrizes para conversão de documentos físicos em digitais e sua correta gestão. As normas se aplicam a magistrados, servidores, unidades de gestão documental, tecnologia da informação e todas as equipes envolvidas na tramitação de documentos institucionais. 
No Tribunal Superior do Trabalho (TST), por exemplo, a digitalização segue padrões definidos pelo Conselho Nacional de Arquivos (Conarq) e pelo CNJ.

Por que seguir os procedimentos corretamente?

Além de cumprir as normas, seguir os procedimentos corretamente traz benefícios como:

• Eficiência e economia: reduz retrabalho, otimiza tempo e recursos, e diminui custos com impressão e armazenamento.
• Otimização de espaço: evita acúmulo de documentos físicos.
• Acessibilidade: facilita o acesso a processos por pessoas com necessidades especiais.
• Segurança: previne perdas, roubos e deterioração de documentos.
• Preservação: garante a preservação de documentos com valor histórico.

Por CSJT